Privacy Policy

Privacy Policy

Privacy Policy

De Stichting SportKarate Nederland hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Stichting SportKarate Nederland houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passen de technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Stichting SportKarate Nederland zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan  dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden

Persoonsgegevens van leden worden door de Stichting SportKarate Nederland verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Lidmaatschap

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Aanmeldingsformulier lidmaatschap

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Stichting SportKarate Nederland de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Woonadres;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Foto (van de leden die deel uitmaken van het wedstrijdteam);
  • Lengte en gewicht en kledingmaten (voor de leden die deel uitmaken van het wedstrijdteam);
  • Kopie Paspoort waarbij het BSN nummer is doorgestreept (voor de leden van de wedstrijdselectie die geregeld met het vliegtuig meegaan naar het buitenland).

Van de leden van het wedstrijdteam worden eveneens foto’s van podiumplaatsen en wedstrijdacties gebruikt om onze sponsoren en vrienden te informeren over onze prestaties als karateclub via de Karateflitz, op de website, op social media of in de krant.

Uw persoonsgegevens worden door de Stichting SportKarate Nederland opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende het lidmaatschap en twee jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. De daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens kunnen in het oud ledenarchief worden opgenomen.
  • De persoonsgegevens worden uit dit archief verwijderd op verzoek van het oud lid of bij diens overlijden.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door de Stichting SportKarate Nederland verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
     

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht.
     

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Stichting SportKarate Nederland de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door de Stichting SportKarate Nederland opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.


Verwerking van persoonsgegevens van KarateFlitz abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door De Stichting SportKarate Nederland verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen;
  • Het uitnodigen voor bijeenkomsten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het aanmeldingsformulier van de STICHTING SPORTKARATE NEDERLAND;
  • De aanmeldknop via de website.
     

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Stichting SportKarate Nederland de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door de Stichting SportKarate Nederland opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.


Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren en vrienden

Persoonsgegevens van sponsoren en vrienden worden door De Stichting SportKarate Nederland verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor bijeenkomsten, verzoeken om hulp of financiële bijdrage en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of overeenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan De Stichting SportKarate Nederland de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;  
  • E-mailadres;
  • Woonadres
  • Bedrijfslogo voor het vermelden op onze website

Uw persoonsgegevens worden door de Stichting SportKarate Nederland opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men sponsor of vriend is en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Trainers, coaches en vrijwilligers

Persoonsgegevens van trainers, coaches en vrijwilligers worden door de Stichting SportKarate Nederland verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de overeenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeenkomst van opdracht of vrijwilligersovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Stichting SportKarate Nederland de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Woonadres;
  • Geboortedatum;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens;
  • Foto voor op onze website.

Uw persoonsgegevens worden door De Stichting SportKarate Nederland opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en nog twee jaar daarna ivm reünie en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Het kopie identiteitsbewijs wordt maximaal 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd bewaard.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hieronder beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • de registratie bij sportwedstrijden via Sportdata;
  • de registratie van mailadressen voor onze karateflitz via Mailchimp. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen en Buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd de mailadressen voor de nieuwsbrief Karateflitz welke via Mailchimp worden beheerd. Hierdoor kunnen deze gegevens automatisch ook op servers in landen buiten de EU worden opgeslagen. 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De Stichting SportKarate Nederland bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens De Stichting SportKarate Nederland van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren onze maatregelen regelmatig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

De Stichting SportKarate Nederland
p/a Cruquiusstraat 17
2012 GC Haarlem

info@karatekenamju.nl